Guida alla scelta del software di gestione di uno studio odontoiatrico

Un software gestionale per lo studio odontoiatrico è in grado di farvi risparmiare tempo e denaro.

Eccovi alcuni criteri che vi possono guidare nella scelta del programma adatto alla gestione del vostro studio.

Questa scelta infatti è una delle decisioni più critiche: se è possibile infatti continuare a non utilizzare il computer nello studio, è anche vero che il gestionale adatto al vostro studio vi può dare una marcia in più.

Poiché ogni altro prodotto tecnologico digitale si appoggerà anche al gestionale (vedi ad esempio RVG, Ortopantomografo, Telecamera intra-orale Fotocamera, ecc.) è ovvio pensare che il programma stesso sarà il “cuore” del sistema digitale.

I Vantaggi della informatizzazione:

• Il principale vantaggio nell'uso di documentazione digitale risiede comunque nella quasi totale eliminazione del supporto cartaceo dallo studio odontoiatrico: a parte l'anamnesi, la liberatoria sulla privacy ed il consenso informato, che devono essere stampati ed archiviati, i restanti documenti possono essere archiviati in forma digitale: dalla scheda del paziente ai preventivi, alla cartella clinica, alle radiografie e alle prescrizioni ai laboratori.
• Il secondo vantaggio risiede nella velocità di ricerca: una volta archiviati, i dati sono ritrovati in una frazione di secondo, e posso essere consultati da più postazioni in contemporanea. Pensate poi alla ricerca dei pazienti insolventi oppure all'elenco delle prescrizioni ai laboratori oppure al registro delle radiografie. Per questo il software gestionale permette di risparmiare tempo e denaro.
• Il terzo vantaggio sta nella quantità di dati da registrare: infatti una volta immesso, in un programma che prevede una gestione integrata dei dati, il dato non è più da scrivere ogni volta: consideriamo per esempio l'emissione di 3 parcelle per un paziente: sulla carta dovremo trascrivere tutti i dati anagrafici; con il gestionale no: immessi la prima volta vengono richiamati (anche quelli delle voci eseguite). Allo stesso modo una volta creato un preventivo che viene accettato dal paziente, tutte le voci verranno ricavate dal preventivo accettato per essere utilizzate in cartella clinica.

Una volta superato lo scoglio della decisione “Programma SI / Programma NO”, appare il secondo ostacolo:

“QUALE Programma?" 

Prima di mettervi alla ricerca, considerate i seguenti punti:

• Il programma “fatto per voi” è difficile che esista, ma potrete scegliere tra quelli che più si avvicinano al vostro modo di lavorare.
• Il programma deve:
  • essere semplice da usare per voi e per tutto il team dello studio;
  • essere corredato di un manuale d'uso (possibilmente in formato elettronico e stampabile);
  • possedere dei Tutorial.
• Grazie ad un buon programma e agli strumenti di autoapprendimento messi a disposizione si puo' raggiungere un alto livello di efficienza.
  Una pronta risposta alle domande dei pazienti come “Quanto devo a saldo?”, “Quando ho il prossimo appuntamento ?”, “Quando abbiamo fatto la protesi che ho in bocca ?” aiuta a dare l'immagine di uno studio efficiente.
• Il produttore del programma deve fornire un'adeguata assistenza tecnica.
  
  Cosa significa adeguata ?

  • Tempi di risposta brevi
  • Risposte comprensibili dall'utente e coerenti con le domande poste
  • Risoluzione dei problemi: se per qualche motivo il programma non dovesse più funzionare voi sareste completamente sprovvisti dei dati: come se non aveste mai archiviato nulla...
  • Disponibilità a vari tipi di assistenza: con e-mail, teleassistenza, telefonica.
• Chiedete informazioni sull'addestramento (per voi e per il vostro personale); diffidate di quei programmi che necessitano di molte ore di insegnamento: significa che sono troppo complicati da usare, ma al contempo attenzione ai programmi che non sono dotati di qualche possibilità di lezioni di insegnamento.
• Poiché il programma verrà usato da tutto il personale, ricordatevi che dovrà comprendere qualche forma di limitazione all'accesso dei dati: non tutte le informazioni devono essere a disposizione di tutto il personale!
• Non fatevi confondere da programmi graficamente molto accattivanti accompagnati spesso da funzionalità difficoltosa e lenta: pensate a quanto tempo avete a disposizione tra un paziente e l'altro e cercate il programma più veloce nel memorizzare i dati necessari, altrimenti dovrete considerare l'assunzione di un'apposita segretaria.
• Informatevi sui costi di assistenza e sui costi di aggiornamento e non basatevi nella scelta considerando solamente il costo di acquisto:
  
  PENSATE CHE IL PROGRAMMA GESTIONALE SARÀ IL VOSTRO PARTNER DI LAVORO TUTTI I GIORNI, 365 GIORNI ALL'ANNO.
• Fate attenzione ai costi di “installazione” più o meno occulti del sistema informatico: programmi che richiedono computer dedicati o con particolari caratteristiche, o, peggio, che vi chiedono costi aggiuntivi per ogni computer sul quale installare il programma, faranno lievitare il costo e non vi invoglieranno ad usare il programma sfruttandolo al massimo: un computer per ogni postazione di lavoro!
• Evitate i programmi d'uso generico (sicuramente più economici) o ricavati da programmi generici, che non avranno le funzionalità mirate all'utilizzo odontoiatrico (per esempio prescrizioni per i laboratori, schema dentale, consenso informato, l'integrazione delle immagini radiografiche).
• Preferite i programmi che NON lavorano con la “condivisione dei dati”: i programmi che utilizzano dati condivisi infatti sono quelli più facilmente attaccabili dai virus informatici, quindi sono i meno sicuri.

Il futuro per il vostro studio odontoiatrico è già a portata di mano:
più efficienza e più controllo sulla gestione dell'attività non sono un miraggio.